Savoir bien gérer son temps, ça s’apprend

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On passe notre temps à courir après le temps. En permanence, du Lundi au Vendredi du matin au soir.

Et le week-end aussi.

Tout le temps débordés, on a l’impression que le temps nous file entre les doigts, on le perd et on ne le retrouve jamais.

Mais ce n’est pas une fatalité, car il existe des solutions que vous pouvez appliquer dès à présent.

Le concentré de propositions listées ci-dessous repose sur leur application au quotidien comme une multitude de petites actions qui nous feront gagner de précieuses minutes, puis heures, chaque jour.

Mieux, ce sont les habitudes du quotidien qui, appliquées scrupuleusement, font gagner du temps.

Tour de piste !

(Une de mes sources d’inspiration : Fabien Olicard, Votre temps est infini).

Quand on regarde de près c’est effrayant de voir le temps qu’on perd chaque jour en s’organisant mal, en choisissant mal ses priorités.

 

Bonnes pratiques et réflexes pour gérer son temps de manière efficace et avoir du temps pour soi

 

Gérer les objectifs

 

Se fixer des objectifs pour chaque jour et chaque semaine.

Ne pas se fixer d’objectif surréaliste. C’est inutile et anxiogène. Au contraire se fixer 3-4 grands objectifs dans la journée selon le temps de travail défini sur la journée. Tout en prenant en compte, la zone “vide”. C’est une tranche de temps qu’on défini dans la journée pour les imprévus, les urgences, et aussi pour compenser les éventuelles pertes de temps à d’autres moment de la journée.

 

Gérer les tâches

 

Avoir une vision globale du temps qu’on décide d’avoir et de prendre (vision macro – Il s’agit presque d’une philosophie de vie).

Se fixer un temps limite pour chaque tâche et respecter ce temps, quitte à finir plus tard si besoin.

Organiser sa journée selon les tâches essentielles et indispensables, les petites tâches et le non temps. On dit souvent qu’il faut commencer la journée en se débarrassant des grosses tâches tout de suite. Si vous pouvez le faire tant mieux.

A l’inverse, je dirais qu’il faut respecter sa chronobiologie : c’est à dire réaliser les tâches selon son niveau d’énergie du moment. A titre personnel, je suis plutôt en mode diesel : j’ai besoin de commencer “petit”, en faisant les petites tâches puis à mesure que le niveau d’énergie augmente, je passe aux grosses tâches. Ce système est propre au fonctionnement de chacun.

A vous de trouver le votre, sans chercher à suivre les injonctions des uns et des autres.

 

Matrice d’Eisenhower

 

Se créer une matrice d’Eisenhower.

Voir l’article sur le gain de productivité.

Vous pouvez la faire pour la semaine et même la journée, avec dans chacun des 4 blocs la possibilité de classer par ordre d’importance (de 1 à 10) les tâches à réaliser.

 

Gérer la prise de décision sur les choses à faire

 

Afin de ne pas se perdre dans les méandres des actions sans valeur ajoutée, il est important d’appliquer un système de filtre.

Est ce que cette tâche est importante ?

Est ce que cette tâche est utile / inutile ?

Est ce que cette tâche a un sens ? Pas de sens ?

Est ce que cette tâche a un impact durable ? Pas durable ?

Est ce que cette tâche a un ROI mesurable et satisfaisant ?

Est ce que cette tâche est facile ?

Est ce qu’elle est urgente / pas urgente ?

Avec ce système d’échelle de valeur, ce sera plus facile pour vous de prioriser les actions et de simplement choisir de réaliser ou non telle action.

 

Découper un projet en petites tâches

 

Afin de ne pas perdre de temps à savoir par quel bout prendre tel ou tel projet, il vaut prendre quelques minutes en amont pour découper un projet en plusieurs tâches.

 

Gérer les différents temps

 

Dans une journée il existe différents types de temps qu’il faut arriver à bien cloisonner les uns des autres, au risque de se faire débordé.

Temps dédié à l’activité professionnel.

Temps dédié au personnel (les sources de plaisir par exemple).

Temps dédié à soi.

Temps non négociable : Sommeil, alimentation, etc.

Temps “non temps” : surfer bêtement sur les réseaux sociaux sans objectif précis.

 

Le secret des routines

 

La routine est votre meilleur ami : Mettre en place des routines vous permet de créer de bonnes habitudes qui vous feront gagner du temps.

C’est la somme de toutes ces petites routines qui vous feront véritablement gagner du temps à moyen / long terme.

Le second secret lié au premier : C’est d’avancer un petit peu chaque jour, mais de manière contrôlée.

 

Quelques leçons de philosophie liées à la gestion du temps que je trouve fort utiles

 

Célébrer chaque petite victoire, même les plus insignifiantes car ce sont elles qui nourrissent votre confiance au quotidien.

1 vaut mieux que 0 (repris du livre de Fabien Olicard (Votre temps est infini) > Vaut mieux fait que parfait.

Cette phrase pousse à passer à l’action (et se rapproche des règles de l’effectuation : voir lien ci-dessous).

Avancer un petit peu chaque jour car justement 1 vaut mieux que 0.

Ne pas perdre son temps en choses inutiles (ce qui fait référence au besoin de filtrer l’action en amont : utile ou pas utile).

Chaque mouvement compte >> Ne jamais se déplacer à vide.

Couper les branches mortes : Se délester de ce qui n’est pas / plus important, ce dont on peut se passer et qui consomme inutilement du temps et de l’énergie, par exemple les relations toxiques et chronophages.

Ne pas hésiter à s’arrêter quand on perd le fil. S’arrêter et réfléchir à ce qui ne va pas, reprendre plus tard avec une bonne organisation.

 

Cloisonner sa journée

 

Limiter si possible les interruptions en tout genre.

Définir sa journée en blocs de 5 minutes : Il me faut 3 blocs de 5 minutes pour finir ma présentation powerpoint.

Regarder ses mails à heures fixes.

Ne pas mélanger les différents temps.

Passer des appels utiles.

Limiter les déplacements géographiques (pour ne pas perdre de temps en transports).

Couper les notifications du téléphone.

Avoir un bureau rangé selon son propre rythme et ses habitudes : Ranger chaque chose où on en a besoin et où en sait les trouver.

 

 

Gérer efficacement les réunions

 

Pour chaque réunion :

Des buts et objectifs précis et atteignables et réalistes, concrets.

Un temps max (30-60 mn).

Nombre de participants limité.

Chacun doit avoir travaillé ses sujets en amont afin que la réunion soit un moment de prise de décisions et non de discussions non productives.

Un compte rendu à la fin.

Aucun retard autorisé.

Une personne qui prend des notes, vérifie le temps qui passe pour passer d’un sujet à un autre, recentre le débat si besoin, coupe les dérives et hors sujets.

 

Agenda ou todo list ou BuJo

 

Choix propre à chacun. L’objectif est surtout de se délester de la charge mentale et de ne rien oublier.

A titre personnel, je suis très friand de la todo list.

 

Rappel

 

Les meilleures règles de gestion du temps sont celles que vous pouvez appliquer à moyen / long terme sans vous lasser. Inutile d’appliquer des règles qui ne vous correspondent pas (même si elles viennent des meilleurs experts en gestion du temps).

Trouvez les règles les plus efficaces en fonction de vos habitudes et de votre fonctionnement.

 

Ressources complémentaires sur l’art de gérer son temps

 

La philosophie de l’effectuation

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