Comment gagner en productivité ? 10 conseils applicables de suite

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A l’heure d’une infobésité massive tant dans la sphère professionnelle que personnelle, la question de comment gagner en productivité est un vrai sujet sur lequel s’investir. En particulier chez les entrepreneurs qui jonglent à la fois entre l’administratif, le marketing, les petites tâches opérationnelles, en passant par la vision stratégique.

Entre les mails, les coups de téléphone, les dernières actualités à suivre absolument sur les réseaux sociaux sous peine de passer pour un has-been, notre charge mentale, notre capacité de concentration, et notre taux de productivité sont en souffrance.

Conséquence directe, nous avons l’impression de n’avoir jamais assez de temps, et de courir en permanence.

Bonne nouvelle : Il est tout à fait possible de corriger tous ces travers. Alors comment fait-on pour gagner en productivité ?

Des tas de conseils apparaissent sur Internet, tels que “Se lever à 5h chaque matin”, mais sont-ils pertinents ? Applicables à tout le monde ?

Faisons le point sur les conseils qui marchent pour accroître votre productivité.

Prêt.e ? C’est parti !

 

Sommaire

 

  • Revenons d’abord sur ce qu’est la productivité
  • Appliquer les règles qui respectent notre rythme et notre fonctionnement
  • Les règles de la productivité
  • Conclusion

 

comment faire un entrepreneur bien dans ses baskets - Gagner en productivité

 

Définition de la productivité : Revenons sur ce qu’elle est

 

La productivité revêt plusieurs facettes. Appliquons nous à définir la productivité au niveau individuel et non au niveau économique ou de l’entreprise.

En faisant un résumé de ce que j’ai pu glaner de-ci de-là, je résumerais ainsi :

Mettre en place les règles de gestion permettant de réaliser le plus grand nombre de tâches génératrices de valeur pour soi et pour l’entreprise, dans un minimum de temps, sans arriver à l’étape nuisible de l’épuisement professionnel ponctuel ou permanent.

La productivité de l’individu est une valeur toute relative, fluctuante selon son niveau d’énergie, sa capacité de concentration, de production. La stratégie de gain de productivité est à réinitialiser au quotidien, jusqu’à devenir une bonne pratique. Malgré cela, le niveau énergétique de l’individu influe sur sa productivité.

 

Commencer par appliquer avec bon sens les règles qui respectent notre rythme et notre fonctionnement

 

La semaine dernière vous avez discuté avec votre voisin Patrick sur l’art et la manière d’accroitre votre productivité.

A l’entendre parler, vous avez l’impression qu’il pourrait remporter la médaille d’or de l’organisation, alors que vous… Votre organisation est pour le moins… Perfectible !!

Sauf que ce n’est pas irréversible.

Il existe tout un tas de conseils trouvables sur Internet sur l’art de booster votre productivité.

Par exemple :

Se lever chaque matin à 5h. Sur le papier, ça a l’air très sympa tant les bénéfices sont nombreux : ouverture au monde, ouverture des chakras, écoute des émotions, écoute du silence du matin, prendre du temps pour soi, boire du thé, préparer sa todo list de la journée. Mais dans les faits, je n’en connais pas beaucoup dont le rythme est suffisamment matinal pour un réveil systématique à 5h. Non pour le plus grand nombre ça ne marche pas bien sûr, je vous vois sourire derrière votre écran.

La première règle pour espérer gagner en productivité, c’est de connaitre, écouter et respecter votre rythme, votre chronobiologie. Pourquoi ? Pour être bien avec vous-même, bienveillant envers vous-même.

La productivité c’est déjà être bien dans sa tête, dans son corps, respecter son rythme, ses besoins, son fonctionnement. Le lieu où vous travaillez, la position que vous adoptez jouent aussi mais on reviendra sur ce point.

 

Augmenter votre productivité, oui mais pourquoi ? Jusqu’où ? Quelle limite ?

 

Améliorer sa productivité, être plus efficace, plus productif, savoir gérer sa gestion du temps, ne plus perdre du temps.

Voilà ce qu’on entend ou lit à longueur de temps. Il faut être à 400% de ses capacités 24/7.

C’est possible ? Non je ne crois pas, le corps a ses limites.

Et je ne pense pas non plus que ce soit souhaitable. Car finalement qu’avons-nous à y gagner ?

Bien sûr au niveau professionnel, c’est important, mais pour soi, un sentiment de fierté peut-être ?

Rester productif c’est bien, gérer son emploi du temps, organiser ses journées, sa journée l’une après l’autre, être multitâche, travailler plus intelligemment, de manière plus efficace, savoir hiérarchiser les priorités, gérer sa boite de réception, ses courriels ou emails, gérer son planning, savoir déléguer, savoir gérer les notifications, mieux gérer les interruptions, utiliser un minuteur qui sonne à la fin du temps que vous avez imparti à une tâche, limiter les pertes de temps, savoir dire non, s’approprier efficacement son environnement de travail, ne pas chercher à accumuler les heures de travail, savoir ne pas être débordé de travail, bref savoir maitriser son temps et ses priorités, savoir créer sa bulle en étant dans un open-space oui c’est important évidemment.

Avoir avec soi la boite à outils parfaite, et autres outils de gestion peut s’avérer rassurant, là aussi à condition de bien se les approprier pour en faire de vrais atouts.

Mais ne pas oublier son propre rythme, ses propres limites, c’est encore plus important pour rester épanoui, conserver sa santé mentale et psychique, et ne pas tomber dans le burn out.

Et ne pas oublier la définition que vous mettez dans la productivité. Par exemple, quelle définition donnez-vous à journée productive ?

Par exemple faire la sieste, ou savoir se libérer du temps  ne sont pas du tout une perte de temps pour maintenir une bonne efficacité au quotidien.

En même temps procrastiner (remettre au lendemain ce qui peut se faire le jour même), être inefficace peut s’avérer être une source de stress. La procrastination est clairement un générateur de stress.

On voit donc que les deux extrêmes sont difficiles à vivre, d’où l’intérêt de trouver un juste milieu.

 

Les règles pour gagner en productivité

 

Certaines de ces règles impliquent de prendre du temps pour réaliser certaines tâches. Ne voyez pas cela comme du travail supplémentaire, mais plutôt comme une opportunité pour gagner du temps et de la sérénité par la suite.

 

Règle #1 “Gain de productivité” : Le bureau

 

Avoir un bureau bien rangé vous permet d’avoir les idées claires, bien structurées.

Prenez quelques minutes pour ranger votre bureau : chaque chose à sa place (vous rangez ainsi votre esprit).

Celui-ci sera plus disponible à la concentration.

Si possible, faites en sorte que votre bureau soit votre espace de travail (si vous travaillez à la maison), et surtout isolé du reste de la maison (évitons par exemple le salon, ou la salle de jeu des enfants).

 

Règle #2 “Gagner en productivité” : Rétroplanning

 

Afin de prioriser au mieux vos actions, vous avez intérêt à bien connaitre vos échéances : échéances de vos projets, échéances des rendus aux clients, etc.

Afin d’y voir plus clair visuellement dans toutes ces échéances, prenez le temps de faire des rétroplanning. Plus ou moins strictes et détaillés.

Vous pourrez alors prioriser sereinement et de manière pertinente vos actions.

 

Règle #3 “Gain de productivité” : Les affaires prêtes en avance

 

Quoi de plus agaçant de se dépêcher à la dernière minute pour préparer vos affaires. avant d’aller en rendez-vous.

Cela vous stresse et ne vous met pas en bonnes conditions. Cela booste certaines personnes. Pas tout le monde c’est certain.

Alors prenez quelques minutes  en avance pour préparer vos affaires : cahier, stylos, crayons, ordinateur, sac, etc.

 

Règle #4 “Gagner en productivité” : Prioriser

 

Des choses à faire, vous en avez plein, mais à vous entendre tout est prioritaire et / ou urgent à un même niveau.

Ce qui est urgent n’est pas important, ce qui est important n’est pas urgent.

Reprenez la matrice d’Eisenhower.

Issu de manager-go.com

Classez ce qui est urgent et important dans chacun des blocs ci-dessus.

Dans chacun d’eux, pour chacune des actions listée, mettre un niveau de priorisation de 1à 5. 1 étant le top, 5 étant le minimum, ou inversement.

Cela vous permettra d’avoir une bonne vision des priorités, et donc de gagner en sérénité.

Restez monotâche, cela vous permettra d’avancer plus sereinement, plutôt qu’à courir plusieurs lièvres à la fois.

 

Règle #5 “Plus de productivité” : Fixer des objectifs

 

Afin de ne pas vous faire avoir par le temps qui passe très vite, fixez-vous des objectifs de temps de réalisation de chaque tâche par créneaux de 5 minutes : Par exemple 10 blocs de 5 minutes pour rédiger votre newsletter. Sachant que votre journée de travail fait environ 500 blocs de 5 minutes.

Tenez-vous y ! Si vous n’avez pas fini dans le temps imparti, finissez la plus tard (si pas urgente), et revoyez si besoin le temps de réalisation à la hausse.

Pendant le temps imparti, focalisez-vous uniquement sur l’action en cours. Aucune distraction possible.

Fixez vous comme objectif ce que vous allez faire dans la journée, et mettez à jour votre liste d’objectif à la pause méridienne, ça fait un bien fou de voir tout ce qu’on a fait.

 

Règle #6 “Booster sa productivité” : Avancer la sonnerie du réveil

 

Avancer de quelques minutes la sonnerie du réveil pour par exemple prévisualiser votre journée.

 

Règle #7 “Développer sa productivité” : Les rituels du matin

 

Conditionnez-vous mentalement avec des petits rituels de début ou de fin de journée : Vous imaginer sur votre terrasse le midi à siroter votre café ou aller courir le soir près de chez vous. Les petits plaisirs du quotidien doivent rester vos petites recharges de batteries.

 

Règle #8 “Monter en productivité” : Le ménage dans les newsletter

 

Désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez pas assidument : sauf la mienne, bien évidemment :))

 

Règle #9 “Plus de productivité” : Plages fixes pour gérer les mails

 

Fixez vous comme objectif de ne lire et traiter vos mails que deux ou trois fois dans la journée : le midi avant de déjeuner ou le soir à partir de 17h30.

 

Règle #10 “Plus de productivité” : S’isoler

 

Isolez-vous physiquement et mentalement pour réaliser des tâches demandant de la concentration : ne vous lancez pas dans des formules excel de folie alors que vos enfants jouent aux petits indiens à 3 mètres de vous.

Supprimez les distractions pendant ces phases de concentration.

Dans le meilleur des mondes, évitez le plus possible les sources de parasitage : ne vous faites pas parasiter pour n’importe quelle raison (avec les enfants c’est possible de les réfréner, avec votre n+1 ou votre client, cela demande plus de psychologie).

Ce qui nous amène à l’idée de savoir dire non, avec tact et psychologie, mais oui vous pouvez, vous devez dire non, sinon vous serez condamné.e à gérer n’importe quelle tâche n’importe quand.

Donc oui, vous vous isolez et non vous n’êtes pas disponible tout de suite (à partir de 16h30, pas avant). Accepter l’idée de ne pas être disponible tout le temps parait difficile, car on a l’impression de manquer à son devoir, pour autant je vous assure que c’est salutaire.

 

Règle #11 “Gain de productivité” : Limiter le nombre de tâches

 

Vous n’êtes pas SuperMan (Woman), ne vous imposez pas trop de tâches à réaliser dans une journée. Limitez vous par exemple à 3-4 tâches. L’objectif est de rester satisfait de sa journée, sans être épuisé non plus.

 

Règle #12 “Plus de productivité” : Prévoir les imprévus

 

Dans votre planning journaliser, prévoyez toujours des créneaux pour gérer les imprévus et / ou urgences.

 

Règle #13 “Apprivoiser sa productivité” : La chronobiologie

 

Faites les choses demandant le moins de concentration en début ou en fin de journée. Sachant que votre cerveau fonctionne à plein régime de 11h jusqu’à 12h30 puis de 16h à 18h.

Ecoutez-vous, écoutez votre corps, vos sensations, identifiez les signes de fatigue, de lassitude mentale et physique.

Lorsque c’est le moment faites une pause, de 5 à 10 minutes, étirez-vous, bougez, sautez, prenez l’air, bref oxygénez vous et faites le vide dans votre tête. Encore mieux, profitez de ce moment rien qu’à vous pour une séance de sophrologie, pour un retour à vous-même.

Cela fait toujours sourire quand j’en parle, mais je vous promets que ça marche, vous vous détendez, revenez à vous-même et ça fait un bien fou.

 

Règle #14 “Productivité” : Gérer la charge mentale

 

Libérez le plus possible votre cerveau pendant vos temps de travail, évitez la fameuse (sur)charge mentale.

Il doit être 100% disponible à la réalisation de vos tâches.

 

Règle #15 “”Gain de productivité” : Limiter les réunions

 

Faites le tri dans les réunions où votre présence n’est pas nécessaire.

 

Règle #16 “Productivité” : Sous-traiter

 

N’hésitez pas à sous traiter les choses sur lesquelles vous n’avez pas de plus-value.

 

Règle #17 “Productivité” : Automatiser

 

Prenez le temps d’automatiser le plus de choses possible, vous gagnerez du temps par la suite.

Par exemple, faites vous votre tableau de bord personnalisé sur Google Analytics ou Data Studio, automatisez les partages de contenus sur les réseaux sociaux.

Bref toutes les actions répétitives et chronophages devraient pouvoir être automatisées.

 

Règle #18 “Productivité” : Utiliser les bons outils

 

Des outils d’organisation, il y en a pléthore, tout dépend de ce qu’on souhaite faire.

Au lieu de vous faire une liste plus ou moins exhaustive, je vais surtout vous parler de ceux que j’utilise pour moi et avec mes clients.

  • Evernote (mutitâche, prise de notes).
  • Zapier (synchro de flux entre outils).
  • Calendly (prise de rendez-vous).
  • Zoom.us (visioconférence).
  • Gmail (dépôt de fichiers).
  • Trello (gère les projets).
  • Google Calendar et Google tasks, et Google Drive (orga, dépôt de fichiers, gestion de projets).
  • WeTransfer (transfert de fichiers).
  • Dropbox (dépôt de fichiers).
  • Klaxoon (animation de visioconférences, cours, webinaires).
  • Jira (gère les projets).
  • Discord (messagerie pro).
  • Slack (messagerie pro).
  • Teams (visioconférence).
  • Gotomeeting (visioconférence).
  • Webex (visioconférence).
  • Dashlane (centralise les mots de passe).
  • Skype (visioconférence).

 

Conclusion

 

Gagner en productivité au quotidien, oui c’est possible, oui ça prend du temps. A partir du moment où on l’a décidé bien sûr.

Une règle que je m’applique au quotidien pour gagner en productivité mais surtout en sérénité, c’est de me satisfaire des petites victoires, même les plus petites, car elles font du bien au moral.

Et de toute manière, si ce n’est pas vous qui le faites, personne ne le fera pour vous.

Parmi les règles qui me paraissent les plus indispensables :

Prioriser les actions, s’isoler, respecter son rythme, s’astreindre à rester monotâche et ne pas répondre à toutes les demandes en permanence.

Et un dernier, dont je n’ai pas parlé, ranger et paramétrer sa boite mail.

 

Enfin, gardez en tête que, quelles que soient les bonnes pratiques d’organisation que vous vous imposez, celles-ci doivent correspondre à votre rythme, à votre chronobiologie. Il faut que ces règles fassent petit à petit partie de votre quotidien le plus naturellement possible. Et surtout qu’elles ne soient pas vécues comme une contrainte. Si vous n’êtes pas du matin, ne cherchez pas à vous lever plus tôt, ça ne marchera pas longtemps.

 

Par exemple, je ne suis pas du soir, et pas vraiment du matin (un peu plus), donc je maximise ma journée de boulot entre les deux, avec une pause déj très courte. Pour le moment ça me va bien.

Et lorsque ce rythme ne me conviendra plus, je changerai.

Tant qu’on se sent bien dans le rythme qu’on s’est créé c’est le principal. 🙂

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