A l’heure d’une infobésité massive tant dans la sphère professionnelle que personnelle, la question de comment gagner en productivité est un vrai sujet. En particulier chez les entrepreneurs qui jonglent à la fois entre l’administratif, le marketing, les petites tâches opérationnelles, en passant par la vision stratégique.
Entre les mails, les coups de téléphone, les dernières actualités sur les réseaux sociaux, notre charge mentale, notre capacité de concentration, et notre taux de productivité sont en souffrance.
Conséquence directe, nous avons l’impression de n’avoir jamais assez de temps, et de courir en permanence.
Bonne nouvelle : Il est tout à fait possible de corriger tous ces travers. Alors comment fait-on pour accroître ta productivité ?
Des tas de conseils apparaissent sur Internet, tels que “Se lever à 5h chaque matin”, mais sont-ils pertinents ? Applicables à tout le monde ?
Définition de ce qu’être productif
La productivité revêt plusieurs facettes. Appliquons nous à définir la productivité au niveau individuel et non au niveau économique ou de l’Entreprise.
Selon ce que j’ai pu glaner de-ci de-là, je résumerais ainsi :
Mettre en place les règles de gestion permettant de réaliser le plus grand nombre de tâches génératrices de valeur pour soi et pour l’entreprise, dans un minimum de temps, sans arriver à l’étape nuisible de l’épuisement professionnel ponctuel ou permanent.
La productivité de l’individu est une valeur toute relative, fluctuante selon son niveau d’énergie, sa capacité de concentration, de production. La stratégie de gain de productivité est à réinitialiser au quotidien, jusqu’à devenir une bonne pratique. Malgré cela, le niveau énergétique de l’individu influe sur sa productivité.
Pour être plus productif, commencer par appliquer avec bon sens les règles qui respectent notre rythme et notre fonctionnement
Il existe tout un tas de conseils trouvables sur Internet sur l’art d’être plus productif. Par exemple :
Se lever chaque matin à 5h. Sur le papier, ça a l’air très sympa tant les bénéfices sont nombreux : ouverture au monde, ouverture des chakras, écoute des émotions, écoute du silence du matin, prendre du temps pour soi, boire du thé, préparer sa todo list de la journée. Mais dans les faits, je n’en connais pas beaucoup dont le rythme est suffisamment matinal pour un réveil systématique à 5h. Non pour le plus grand nombre ça ne marche pas bien sûr, je te vois sourire derrière ton écran.
La première règle pour espérer être plus productif, c’est de connaitre, écouter et respecter ton rythme, ta chronobiologie. Pourquoi ? Pour être bien et bienveillant avec toi-même.
La productivité c’est déjà être bien dans ta tête, dans ton corps, respecter ton rythme, tes besoins, ton fonctionnement. Le lieu où tu travailles, la position que tu adoptes jouent aussi mais on reviendra sur ce point.
Augmenter ta productivité, oui mais pourquoi ? Jusqu’où ? Quelle limite ?
Améliorer sa productivité, être plus efficace, plus productif, savoir gérer sa gestion du temps, ne plus perdre du temps.
Voilà ce qu’on entend ou lit à longueur de temps. Il faut être à 400% de ses capacités 24/7.
C’est possible ? Non je ne crois pas, le corps a ses limites.
Et je ne pense pas non plus que ce soit souhaitable. Car finalement qu’avons-nous à y gagner ?
Bien sûr au niveau professionnel, c’est important, mais pour soi, un sentiment de fierté peut-être ?
Rester productif c’est bien, gérer son emploi du temps, organiser ses journées, sa journée l’une après l’autre, être multitâche, travailler plus intelligemment, de manière plus efficace, savoir hiérarchiser les priorités, gérer sa boite de réception, ses courriels ou emails, gérer son planning, savoir déléguer, savoir gérer les notifications, mieux gérer les interruptions, utiliser un minuteur qui sonne à la fin du temps que tu as imparti à une tâche, limiter les pertes de temps, savoir dire non, s’approprier efficacement son environnement de travail, ne pas chercher à accumuler les heures de travail, savoir ne pas être débordé de travail, oui c’est important évidemment.
Avoir avec soi la boite à outils parfaite, et autres outils de gestion peut s’avérer rassurant, là aussi à condition de bien se les approprier pour en faire de vrais atouts.
Mais ne pas oublier son propre rythme, ses propres limites, c’est encore plus important pour rester épanoui, conserver sa santé mentale et psychique, et ne pas tomber dans le burn out.
Et ne pas oublier la définition que tu mets dans la productivité.
Les règles pour être plus productif
Certaines de ces règles impliquent de prendre du temps pour réaliser certaines tâches. Ne vois pas cela comme du travail supplémentaire, mais plutôt comme une opportunité pour gagner du temps et de la sérénité par la suite.
Règle #1 : Gérer ton bureau
Avoir un bureau bien rangé te permet d’avoir les idées claires, bien structurées.
Prends quelques minutes pour ranger ton bureau : chaque chose à sa place (tu ranges ainsi ton esprit).
Celui-ci sera plus disponible à la concentration.
Si possible, fais en sorte que ton bureau soit ton espace de travail (si tu travailles à la maison), et surtout isolé du reste de la maison (évitons par exemple le salon, ou la salle de jeu des enfants).
Règle #2 : Rétroplanning
Afin de prioriser au mieux tes actions, tu as intérêt à bien connaitre tes échéances : échéances de tes projets, échéances des rendus aux clients, etc.
Afin d’y voir plus clair visuellement dans toutes ces échéances, prends le temps de faire des rétroplanning. Plus ou moins strictes et détaillés.
Tu pourras alors prioriser sereinement et de manière pertinente tes actions.
Règle #3 : Les affaires prêtes en avance
Quoi de plus agaçant de se dépêcher à la dernière minute pour préparer tes affaires. avant d’aller en rendez-vous.
Cela te stresse et ne te met pas en bonnes conditions. Cela booste certaines personnes. Pas tout le monde c’est certain.
Alors prends quelques minutes en avance pour préparer tes affaires : cahier, stylos, crayons, ordinateur, sac, etc.
Règle #4 : Prioriser
Des choses à faire, tu en as plein, mais à t’entendre tout est prioritaire et / ou urgent à un même niveau.
Ce qui est urgent n’est pas important, ce qui est important n’est pas urgent.
Reprends la matrice d’Eisenhower.
Classe ce qui est urgent et important dans chacun des blocs ci-dessus.
Dans chacun d’eux, pour chacune des actions listée, mets un niveau de priorisation de 1à 5. 1 étant le top, 5 étant le minimum, ou inversement.
Cela te permettra d’avoir une bonne vision des priorités, et donc de gagner en sérénité.
Reste monotâche, cela te permettra d’avancer plus sereinement, plutôt qu’à courir plusieurs lièvres à la fois.
Règle #5 : Fixer des objectifs
Afin de ne pas te faire avoir par le temps qui passe très vite, fixe toi des objectifs de temps de réalisation de chaque tâche par créneaux de 5 minutes : Par exemple 10 blocs de 5 minutes pour rédiger ta newsletter. Sachant que ta journée de travail fait environ 500 blocs de 5 minutes.
Tiens-y toi ! Si tu n’as pas fini dans le temps imparti, finis la plus tard (si pas urgente), et revois si besoin le temps de réalisation à la hausse.
Pendant le temps imparti, focalise-oi uniquement sur l’action en cours. Aucune distraction possible.
Fixe toi comme objectif ce que tu vas faire dans la journée, et mets à jour ta liste d’objectif à la pause méridienne, ça fait un bien fou de voir tout ce qu’on a fait.
Règle #6 : Avancer la sonnerie du réveil
Avancer de quelques minutes la sonnerie du réveil pour par exemple prévisualiser ta journée.
Règle #7 : Les rituels du matin
Conditionne-toi mentalement avec des petits rituels de début ou de fin de journée : T’imaginer sur ta terrasse le midi à siroter ton café ou aller courir le soir près de chez toi. Les petits plaisirs du quotidien doivent rester tes petites recharges de batteries.
Règle #8 : Le ménage dans les newsletter
Désabonne toi des newsletters que tu ne lis pas assidument.
Règle #9 : Plages fixes pour gérer les mails
Fixe toi comme objectif de ne lire et traiter tes mails que deux ou trois fois dans la journée : le midi avant de déjeuner ou le soir à partir de 17h30.
Règle #10 : T’isoler
Isole toi physiquement et mentalement pour réaliser des tâches demandant de la concentration : ne te lance pas dans des formules excel de folie alors que tes enfants jouent aux petits indiens à 3 mètres de toi.
Supprime les distractions pendant ces phases de concentration.
Dans le meilleur des mondes, évite le plus possible les sources de parasitage : ne te fais pas parasiter pour n’importe quelle raison (avec les enfants c’est possible de les réfréner, avec ton n+1 ou ton client, cela demande plus de psychologie).
Ce qui nous amène à l’idée de savoir dire non, avec tact et psychologie, mais oui tu peux, tu dois dire non, sinon tu seras condamné.e à gérer n’importe quelle tâche n’importe quand.
Donc oui, tu t’isoles et non tu n’es pas disponible tout de suite (à partir de 16h30, pas avant). Accepter l’idée de ne pas être disponible tout le temps parait difficile, car on a l’impression de manquer à son devoir, pour autant je t’assure que c’est salutaire.
Règle #11 : Limiter le nombre de tâches
Tu n’es pas SuperMan (Woman), ne t’impose pas trop de tâches à réaliser dans une journée. Limite toi par exemple à 3-4 tâches. L’objectif est de rester satisfait de ta journée, sans être épuisé non plus.
Règle #12 : Prévoir les imprévus
Dans ton planning journaliser, prévoie toujours des créneaux pour gérer les imprévus et / ou urgences.
Règle #13 : Respecter ta chronobiologie
Fais les choses demandant le moins de concentration en début ou en fin de journée. Sachant que ton cerveau fonctionne à plein régime de 11h jusqu’à 12h30 puis de 16h à 18h.
Ecoute toi, écoute ton corps, tes sensations, identifie les signes de fatigue, de lassitude mentale et physique.
Lorsque c’est le moment faites une pause, de 5 à 10 minutes, étire toi, bouge, saute, prenfs l’air, bref oxygène toi et fais le vide dans ta tête. Encore mieux, profite de ce moment rien qu’à toi pour une séance de sophrologie, pour un retour à toi-même.
Règle #14 : Gérer la charge mentale
Libère le plus possible ton cerveau pendant tes temps de travail, évite la fameuse (sur)charge mentale.
Ton cerveau doit être 100% disponible à la réalisation de tes tâches.
Règle #15 : Limiter les réunions
Fais le tri dans les réunions où ta présence n’est pas nécessaire. Fixe des règles pour des réunions efficaces : Pas plus d’1h, ne sont invitées que les personnes concernées directement, 1 seule personne prend des notes, chacun doit arriver avec des réponses selon l’ordre du jour que tu auras pris soin d’envoyer en amont, pas de blabla, droit au but, on ne parle que de points concernant le sujet de la réunion, si ça dépasse c’est que les sujets ont été mal définis (trop larges, peu clairs), recadre enfin les personnes qui s’écartent du sujet.
Règle #16 : Sous-traiter
N’hésite pas à sous traiter les choses sur lesquelles tu n’as pas de plus-value.
Règle #17 : Automatiser
Prends le temps d’automatiser le plus de choses possible, tu gagneras du temps par la suite.
Par exemple, fais toi ton tableau de bord personnalisé sur Google Analytics ou Data Studio, automatise les partages de contenus sur les réseaux sociaux.
Bref toutes les actions répétitives et chronophages devraient pouvoir être automatisées.
Règle #18 : Utiliser les bons outils
Des outils d’organisation, il y en a pléthore, tout dépend de ce que tu souhaites faire. Voici certains que j’utilise pour moi et certains pour les clients :
> Evernote (mutitâche, prise de notes).
> Zapier (synchro de flux entre outils).
> Calendly (prise de rendez-vous).
> Zoom.us (visioconférence). Voir aussi Teams, Gotomeeting, Webex, Skype, Google Meet.
> Gmail (mails).
> Trello (gère les projets).
> Google Calendar et Google tasks, et Google Drive (orga, dépôt de fichiers, gestion de projets).
> WeTransfer (transfert de fichiers).
> Dropbox (dépôt de fichiers).
> Klaxoon (animation de visioconférences, cours, webinaires).
> Discord (messagerie pro).
> Slack (messagerie pro).
Mes 3 règles pour être plus productif
Règle perso #1
Te satisfaire des petites victoires, même les plus petites, car elles font du bien au moral.
Règle perso #2
Prioriser les actions, t’isoler, respecter ton rythme, t’astreindre à rester monotâche et ne pas répondre à toutes les demandes en permanence, ranger et organiser ta boite mail.
Règle perso #3
Chaque règle que tu t’imposes doit correspondre à ton rythme, à ta chronobiologie. Naturellement et avec plaisir (le plus possible en tout cas).
Ressources complémentaires
Qu’est ce que l’intelligence émotionnelle ?
Qu’est ce que la réalisation de soi ?
Ne te compare pas aux concurrents
Sois bienveillant.e envers toi même
